KIAT MENGATASI BANYAKNYA BEBAN PEKERJAAN
Banyaknya pekerjaan yang dipikirkan, seringkali membuat kita bingung sendiri untuk menyelesaikannya atau harus mengawali dari mana. Situasi seperti ini sebetulnya tidak perlu dialami jika kita tidak menunda-nunda pekerjaan. Kebiasaan menunda akan membuat panik dan kewalahan akibat tekanan dan beban psikologis yang berat sehingga dapat menimbulkan gangguan kesehatan, dan nantinya akan menyebabkan kita berdalih tidak mempunyai waktu untuk menyelesaikannya. Maka sebaiknya kita memanfaatkan waktu yang ada, sehingga tidak banyak waktu yang terlewatkan dengan percuma.
Yang sebaiknya dilakukan:
1. Me-review Manajemen Waktu
Untuk memulai perubahan, cek dahulu apa yang salah pada diri kita. Intinya adalah instropeksi diri, apakah selama ini manajemen waktu kita kurang tepat sehingga menjadi amburadul. Kebanyakan orang terlena dengan irama kerja yang rutin dan enggan mengecek apakah manajemen waktunya cukup efektif dan efisien. Kita tidak memikirkan secara detail langkah-langkah yang mesti diambil agar tujuan tercapai.
Coba tinjau kembali kebiasaan yang selama ini kita terapkan dalam kehidupan sehari-hari. Jika merasa kewalahan, apa penyebabnya?. Bagaimana kebiasaan kita selama ini? Apakah porsi untuk kerja sudah kita manfaatkan dengan sebaik-baiknya? Berapa lama waktu yang kita habiskan untuk bekerja, keluarga dan untuk senang-senang? Untuk mereview, buatlah bagan, dan masukkan aktivitas kita sehari-hari sesuai porsinya. Bagan mana yang paling besar? Puaskah kita dengan bagan tersebut. Berapa banyak waktu terbuang untuk aktivitas kurang berguna. Apakah kita merasa sedih melihat gaya kita menata waktu?. Jika ya, segeralah berubah!
2. Tentukan Prioritas
Prioritas sangat penting, baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Kita harus tahu tujuan yang ingin dicapai dalam sehari ini, minggu ini, bulan ini. Apabila kita harus menyelesaikan berbagai hal dalam waktu yang bersamaan, kita harus bisa melihat waktu yang telah diitentukan, apa yang bisa dicapai? Harus ada sistem prioritas, mana dulu yang paling penting. Kita lakukan hitung mundur dari planning yang kita buat. Kita mesti pintar mengatur waktu sehingga semuanya cukup untuk menyelesaikan hal-hal pokok dalam aktivitas harian.
Tentukan prioritas dari yang paling mendesak hingga kurang mendesak. Kalau sudah ada prioritas, kita akan tahu hari ini mau mengerjakan apa dan sampai jam berapa dan harus ada target. Jika sudah memiliki prioritas, biasanya kita tidak akan suka membuang waktu untuk melakukan hal-hal yang kurang penting.
3. Buat Sistem Agenda
Agenda akan sangat membantu kita untuk mengatur jadwal aktivitas sehari-hari. Apalagi jika kita termasuk pribadi super sibuk.
Ada tiga waktu yang mesti ditata: waktu bekerja, waktu untuk diri sendiri, dan orang lain (keluarga, pasangan, sahabat dan lainnya). Mulailah dengan membuat bagan untuk membagi 24 jam waktu kita dengan berbagai aktivitas. Kita bisa memasukkan berapa jam waktu untuk tidur, bekerja, olahraga, bersenang-senang hingga waktu khusus untuk keluarga. Biasanya di suatu perusahaan/instansi sudah ditetapkan 8 jam sebagai jam kantor. Manfaatkan saja peraturan ini dengan sebaik-baiknya.
Selanjutnya buatlah sistem kalender, sehingga jelas hari Senin sampai Minggu prioritas apa yang mesti kita kerjakan. Tatalah dengan runtut (kronologis) setiap rentang waktu yang kita habiskan termasuk untuk urusan kerja di kantor dan lain-lain. Tulislah dalam daftar hari ini, besok atau bahkan minggu depan. Jangan lupa tetapkan deadline secara realistik. Laksanakan rencana tersebut dan jangan sampai ada yang tercecer, karena dampaknya akan menambah pekerjaan untuk esok hari. Dengan daftar ini, diharapkan kita bisa melenyapkan kegelisahan akibat beban kerja yang padat. Kita mempunyai catatan sehingga tak lupa dengan tugas kita, dan hal-hal penting dalam hidup tidak terbengkalai. Letakkan daftar ini di tempat-tempat yang mudah dilihat, misalnya di depan CPU, kalau perlu buat copynya sehingga bisa dibawa-bawa.
4. Kerjakan Sekarang!
Rubah kebiasaan suka menunda. Menunda sama dengan mencuri waktu. Cobalah review, apa sebenarnya yang membuat kita malas menyelesaikan pekerjaan. Segala sesuatu itu pasti ada yang enak dan tidak enak, termasuk soal pekerjaan. Mungkin, pada saat kita tengah menjalani bagian yang tidak enak. Kita mesti lawan perasaan tidak senang dan malas. Jangan melarikan diri dari pekerjaan. Kita mesti bersikap profesional, tanggung jawab, dan punya standar tinggi. Kalau kita bisa mengalahkan rasa malas, dijamin kita akan mendapatkan kepuasan yang lebih.
Agar performa kerja lebih baik, cari informasi supaya kita bisa mengerjakan pekerjaan dengan lebih baik. Kemudian sekali mengerjakan sesuatu, maka kerjakan hinga tuntas. Pekerjaan yang ditunda hanya akan memecahkan konsentrasi. Belajarlah untuk berkata tidak jika ada situasi yang tidak mendukung kita untuk segera menyelesaikan pekerjaan
5. Ciptakan Suasana yang Kondusif
Suasana bisa mempengaruhi kinerja. Karena itu, usahakan lingkungan kita kondusif sehingga kita bisa berkonsentrasi. Singkirkan kebiasaan yang bisa membuang waktu dan mengganggu konsentrasi. Cek lagi, apakah kita bekerja sambil chatting? Jangan–jangan waktu dan konsentrasi kita habis untuk itu. Jika bekerja, fokuslah pada pekerjaan. Jika perlu pastikan kepada orang sekitar bahwa anda sedang berkonsentrasi dan tidak ingin diganggu. Kalau perlu, jauhkan telepon atau matikan ponsel untuk sementara, dan putar musik instrumental yang tenang dan nyaman didengar. Musik seperti itu sangat membantu menenangkan diri dan menjaga konsentrasi. Anda pun juga tidak mudah lelah.
6. Luangkan Waktu Istirahat
Manfaatkan sebaik-baiknya waktu istirahat untuk mengurangi ketegangan dan stress saat bekerja. Pada saat sibuk bekerja, kita bisa sesekali beristirahat 5-10 menit untuk sekedar melepaskan ketegangan. Tarik napas panjang, dan sejenak lupakan masalah kerja. Kita juga bisa pergi ke kantin untuk sekedar ngopi atau minum teh dan saat kembali bekerja, pikiran dan perasaan sudah fresh, siap untuk bekerja kembali.
Istirahat bekerja itu sangat penting, karena kita juga butuh keseimbangan dalam hidup. Jangan sampai kita sibuk bekerja tanpa memikirkan kehidupan pribadi dan kehidupan sosial. Asal ketika kembali bekerja, jauh lebih segar dan siap.
Yang sebaiknya dilakukan:
1. Me-review Manajemen Waktu
Untuk memulai perubahan, cek dahulu apa yang salah pada diri kita. Intinya adalah instropeksi diri, apakah selama ini manajemen waktu kita kurang tepat sehingga menjadi amburadul. Kebanyakan orang terlena dengan irama kerja yang rutin dan enggan mengecek apakah manajemen waktunya cukup efektif dan efisien. Kita tidak memikirkan secara detail langkah-langkah yang mesti diambil agar tujuan tercapai.
Coba tinjau kembali kebiasaan yang selama ini kita terapkan dalam kehidupan sehari-hari. Jika merasa kewalahan, apa penyebabnya?. Bagaimana kebiasaan kita selama ini? Apakah porsi untuk kerja sudah kita manfaatkan dengan sebaik-baiknya? Berapa lama waktu yang kita habiskan untuk bekerja, keluarga dan untuk senang-senang? Untuk mereview, buatlah bagan, dan masukkan aktivitas kita sehari-hari sesuai porsinya. Bagan mana yang paling besar? Puaskah kita dengan bagan tersebut. Berapa banyak waktu terbuang untuk aktivitas kurang berguna. Apakah kita merasa sedih melihat gaya kita menata waktu?. Jika ya, segeralah berubah!
2. Tentukan Prioritas
Prioritas sangat penting, baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Kita harus tahu tujuan yang ingin dicapai dalam sehari ini, minggu ini, bulan ini. Apabila kita harus menyelesaikan berbagai hal dalam waktu yang bersamaan, kita harus bisa melihat waktu yang telah diitentukan, apa yang bisa dicapai? Harus ada sistem prioritas, mana dulu yang paling penting. Kita lakukan hitung mundur dari planning yang kita buat. Kita mesti pintar mengatur waktu sehingga semuanya cukup untuk menyelesaikan hal-hal pokok dalam aktivitas harian.
Tentukan prioritas dari yang paling mendesak hingga kurang mendesak. Kalau sudah ada prioritas, kita akan tahu hari ini mau mengerjakan apa dan sampai jam berapa dan harus ada target. Jika sudah memiliki prioritas, biasanya kita tidak akan suka membuang waktu untuk melakukan hal-hal yang kurang penting.
3. Buat Sistem Agenda
Agenda akan sangat membantu kita untuk mengatur jadwal aktivitas sehari-hari. Apalagi jika kita termasuk pribadi super sibuk.
Ada tiga waktu yang mesti ditata: waktu bekerja, waktu untuk diri sendiri, dan orang lain (keluarga, pasangan, sahabat dan lainnya). Mulailah dengan membuat bagan untuk membagi 24 jam waktu kita dengan berbagai aktivitas. Kita bisa memasukkan berapa jam waktu untuk tidur, bekerja, olahraga, bersenang-senang hingga waktu khusus untuk keluarga. Biasanya di suatu perusahaan/instansi sudah ditetapkan 8 jam sebagai jam kantor. Manfaatkan saja peraturan ini dengan sebaik-baiknya.
Selanjutnya buatlah sistem kalender, sehingga jelas hari Senin sampai Minggu prioritas apa yang mesti kita kerjakan. Tatalah dengan runtut (kronologis) setiap rentang waktu yang kita habiskan termasuk untuk urusan kerja di kantor dan lain-lain. Tulislah dalam daftar hari ini, besok atau bahkan minggu depan. Jangan lupa tetapkan deadline secara realistik. Laksanakan rencana tersebut dan jangan sampai ada yang tercecer, karena dampaknya akan menambah pekerjaan untuk esok hari. Dengan daftar ini, diharapkan kita bisa melenyapkan kegelisahan akibat beban kerja yang padat. Kita mempunyai catatan sehingga tak lupa dengan tugas kita, dan hal-hal penting dalam hidup tidak terbengkalai. Letakkan daftar ini di tempat-tempat yang mudah dilihat, misalnya di depan CPU, kalau perlu buat copynya sehingga bisa dibawa-bawa.
4. Kerjakan Sekarang!
Rubah kebiasaan suka menunda. Menunda sama dengan mencuri waktu. Cobalah review, apa sebenarnya yang membuat kita malas menyelesaikan pekerjaan. Segala sesuatu itu pasti ada yang enak dan tidak enak, termasuk soal pekerjaan. Mungkin, pada saat kita tengah menjalani bagian yang tidak enak. Kita mesti lawan perasaan tidak senang dan malas. Jangan melarikan diri dari pekerjaan. Kita mesti bersikap profesional, tanggung jawab, dan punya standar tinggi. Kalau kita bisa mengalahkan rasa malas, dijamin kita akan mendapatkan kepuasan yang lebih.
Agar performa kerja lebih baik, cari informasi supaya kita bisa mengerjakan pekerjaan dengan lebih baik. Kemudian sekali mengerjakan sesuatu, maka kerjakan hinga tuntas. Pekerjaan yang ditunda hanya akan memecahkan konsentrasi. Belajarlah untuk berkata tidak jika ada situasi yang tidak mendukung kita untuk segera menyelesaikan pekerjaan
5. Ciptakan Suasana yang Kondusif
Suasana bisa mempengaruhi kinerja. Karena itu, usahakan lingkungan kita kondusif sehingga kita bisa berkonsentrasi. Singkirkan kebiasaan yang bisa membuang waktu dan mengganggu konsentrasi. Cek lagi, apakah kita bekerja sambil chatting? Jangan–jangan waktu dan konsentrasi kita habis untuk itu. Jika bekerja, fokuslah pada pekerjaan. Jika perlu pastikan kepada orang sekitar bahwa anda sedang berkonsentrasi dan tidak ingin diganggu. Kalau perlu, jauhkan telepon atau matikan ponsel untuk sementara, dan putar musik instrumental yang tenang dan nyaman didengar. Musik seperti itu sangat membantu menenangkan diri dan menjaga konsentrasi. Anda pun juga tidak mudah lelah.
6. Luangkan Waktu Istirahat
Manfaatkan sebaik-baiknya waktu istirahat untuk mengurangi ketegangan dan stress saat bekerja. Pada saat sibuk bekerja, kita bisa sesekali beristirahat 5-10 menit untuk sekedar melepaskan ketegangan. Tarik napas panjang, dan sejenak lupakan masalah kerja. Kita juga bisa pergi ke kantin untuk sekedar ngopi atau minum teh dan saat kembali bekerja, pikiran dan perasaan sudah fresh, siap untuk bekerja kembali.
Istirahat bekerja itu sangat penting, karena kita juga butuh keseimbangan dalam hidup. Jangan sampai kita sibuk bekerja tanpa memikirkan kehidupan pribadi dan kehidupan sosial. Asal ketika kembali bekerja, jauh lebih segar dan siap.
Komentar